Електронна трудова книжка: що потрібно знати?

В 2021 році вступив у силу Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Він передбачає поступову відмову від паперових трудових книжок, запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, автоматичне призначення пенсії за віком. Отже, починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки як аналог паперових трудових книжок.

У працівників і роботодавців є п’ять років, а саме до червня 2026 року, для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних Пенсійним фондом та внесення відповідних даних до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. З даного моменту паперова версія зберігається у працівника, за бажанням працівника вона може вестися паралельно з електронною версією.

Чому оцифрування трудових книжок є необхідним:

по-перше, зберігання та доступність: електронні дані легше зберігати та резервувати, що допомагає уникнути втрати важливої інформації. Також доступ до електронних даних може бути забезпечений з будь-якого місця з використанням інтернету.

по-друге, зручність пошуку та аналізу: електронні дані можна швидко і легко переглядати, пошуковий аналіз дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію, а також проводити статистичний аналіз і звітність.

по-третє, спрощення адміністрування: для роботодавців це може зменшити обсяг бюрократичних процедур, пов’язаних зі зберіганням та обробкою паперових документів.

по-четверте, можливість інтеграції: електронні дані можна легко інтегрувати з іншими системами, як-от системи обліку заробітної плати, кадрові системи тощо.

Особливо важливого значення під час війни оцифрування трудових книжок отримало через те, що документи часто залишаються на тимчасово окупованій території на підприємствах, і забрати їх буває неможливо.

Оцифрувати трудову книжку може, як роботодавець, так і працівник самостійно.

Для самостійного оцифрування існує такий алгоритм дій:

1. зайти до власного кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України: https://portal.pfu.gov.ua. Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із таких способів:

▪за кваліфікованим електронним підписом (КЕП);

▪за логіном і паролем;

▪за допомогою Дія.Підпис.

2. у відповідному меню зліва «Комунікації з ПФУ» обрати графу «Відомості про трудові відносини»;

3. після цього на екрані з’явиться повідомлення, в якому викладені вимоги до скан-копій трудової книжки, які можна завантажити;

4. на наступній сторінці необхідно заповнити інформацію про трудову діяльність (якщо вона не «підтягнулася» автоматично) та надати згоду на обробку персональних даних;

5. нижче на сторінці слід натиснути кнопку «скан-копії документів» і підвантажити на портал зроблені заздалегідь скан-копії трудової книжки.

6. після підвантаження необхідно затвердити за допомогою електронного цифрового підпису відповідні зміни і очікувати перевірки Пенсійним фондом України.

У результаті паперова трудова книжка буде збережена на порталі Пенсійного фонду України в електронному вигляді.

Отже, підсумовуючи все вище сказане можна дійти таких висновків. Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової. Вона офіційно діє з 10 червня 2021 року. Зацифрувати можна будь-які документи, що підтверджують ваш страховий стаж. Це убезпечить вас від ризику втратити документ і дасть можливість зручно та без зайвих проблем підтвердити наявність необхідного трудового стажу для призначення пенсії.

Консультацію підготувала завідувач сектору «Броварське бюро правової допомоги» – Марина Губська.

Єдиний номер контактного центру системи безоплатної правової допомоги – 0 800 213 103.

Також додатково повідомляємо, що отримати правову допомогу можливо дистанційно:

• у кабінеті клієнта на сайті системи БПД https://cabinet.legalaid.gov.ua/;
• скористатися мобільним застосунком «Безоплатна правова допомога», завантаживши його через Google Play чи App Store за посиланням https://bit.ly/3hwwgqR або завантажити мобільний застосунок «Твоє право» за посиланням https://bit.ly/3iorbkE;
• у месенджерах Телеграм http://legalaid.gov.ua/telegram.html та Вайбер http://legalaid.gov.ua/viber.html;
• правові консультації також можна переглядати на довідково-інформаційній платформі правових консультацій WikiLegalAid за посиланням wiki.legalaid.gov.ua.