Електронна трудова книжка: про що варто знати?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, який діє з 10 червня 2021 року згідно з Законом України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». 

В електронну трудову книжку вносяться відцифровані документи, що підтверджують страховий стаж. 

Щоб відцифрувати документи, необхідно мати скановані кольорові копії:

• документів про здобуття освіти на денній формі навчання;
• свідоцтва про народження дитини (для жінок);
• військовий документ.

У разі втрати трудової працівнику необхідно відцифрувати: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Відскановані документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.

Вимоги до скан-копій:

•  повинні бути кольоровими;
•  заповнені сторінки трудової книжки мають бути відскановані у хронологічному порядку;
•  скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні ‒ 300 dpi);
•  формат зображення має бути jpg або pdf;
•  розмір кожного файлу не має перевищувати 1Мб.

Скановані копії паперових трудових книжок може подавати і роботодавець, і працівник.